Del Excel al MRP: cuándo le compensa a un taller pequeño y cómo dar el paso

El Excel es una herramienta magnífica. Muchos talleres han crecido hasta 20 o 30 personas con una hoja de pedidos, otra de órdenes, otra de stock y un encargado que se lo sabe todo de memoria. El problema no es el Excel. El problema es cuando la empresa depende de que nadie se equivoque al copiar una celda.

Esta guía te ayuda a reconocer el momento de cambiar, a entender qué hace un MRP y qué opciones hay en España, con los precios que los fabricantes publican.

Las señales de que el Excel se ha quedado corto

No hay un número mágico de empleados. Hay síntomas. Si reconoces tres o más, el cambio probablemente ya te compensa:

• Hay varias versiones del mismo archivo (“órdenes_v3_buena.xlsx”) y nadie está seguro de cuál vale.
• El encargado dedica una parte grande de su jornada a contestar “¿cómo va lo de…?”.
• Compras tarde o compras dos veces el mismo material porque el stock de la hoja no coincide con el de la nave.
• Las horas y consumos se pasan a la hoja días o semanas después, o nunca.
• No puedes decir sin una tarde de trabajo qué órdenes del último trimestre ganaron o perdieron dinero.
• Un cliente pide la trazabilidad de una pieza (colada, certificado, soldador) y cuesta horas reconstruirla. Si trabajas con EN 1090, esto es un riesgo de auditoría.
• Todo depende de una o dos personas, y cuando están de vacaciones el taller va más lento.

Si solo reconoces uno, probablemente te compense más ordenar lo que ya tienes: una buena plantilla de orden de fabricación y un registro de tiempos por orden resuelven mucho.

Qué hace un MRP (y qué no hace)

MRP viene del inglés material requirements planning: planificación de necesidades de materiales. En la práctica, “programa MRP” se usa para cualquier software que gestiona la producción. Lo básico que debe hacer:

1. Guardar la receta de lo que fabricas: artículos, listas de materiales (qué lleva cada producto) y rutas (qué operaciones, en qué puestos y con qué tiempos).
2. Convertir pedidos en órdenes de fabricación, con su material y sus operaciones.
3. Calcular necesidades: qué material falta para las órdenes previstas, teniendo en cuenta el stock y lo que ya está pedido, y proponer compras.
4. Planificar la carga de los puestos: qué órdenes entran en cada semana y dónde hay cuellos de botella.
5. Registrar lo real: consumos de material, horas por operación, piezas buenas y malas.
6. Calcular costes previstos y reales por orden.

Lo que un MRP no hace: diseñar la pieza (eso es CAD), generar el programa de la máquina (CAM), optimizar el anidado de chapa (los programas de nesting) ni, en general, llevar la contabilidad (eso es un ERP, aunque muchos MRP traen algo). La diferencia entre MRP, ERP y MES la explicamos en esta guía.

Las tres familias de opciones

1. MRP en la nube para pymes

Programas pensados para empresas pequeñas, con precio público por usuario o por plan y puesta en marcha relativamente rápida. Dos ejemplos con web en español o precios públicos:

• MRPeasy. MRP en la nube para pequeños fabricantes. Publica planes desde 49 $ por usuario al mes (Starter) hasta 149 $ (Unlimited), con pago anual y un mes gratis; la página no indica impuestos (precios de MRPeasy, consultados el 30/09/2026). Desde el plan Professional incluye, según su página, configurador de productos, subcontratación y números de serie.
• Katana. Orientado sobre todo a fabricantes que venden producto propio, también por comercio electrónico. Su plan Core empieza en 299 $ al mes sin pago por usuario, y la gestión de rutas de fabricación y la trazabilidad por lotes son complementos de pago aparte (precios de Katana, consultados el 30/09/2026).

Encajan bien si tu fabricación se parece a un catálogo (productos con variantes, series cortas repetidas). Encajan peor si cada trabajo es un proyecto con planos propios y montaje en obra: revisa que puedas crear listas de materiales y rutas por orden sin trabajo excesivo.

2. ERP con módulo de fabricación

Un ERP integra ventas, compras, stock, fabricación y contabilidad en un solo sistema. Para un taller que quiere dejar de introducir los mismos datos en tres programas, es la opción natural. Algunos que se usan en España:

Programa	Qué incluye fabricación	Precio publicado (30/09/2026)
Odoo	Fabricación, Inventario y Compras en todas las ediciones; Taller (pantalla de planta), PLM y Calidad solo en Enterprise (comparativa de ediciones)	Estándar: 19,90 € usuario/mes con pago anual el primer año (luego 24,90 €); Personalizado: 35,90 € (luego 44,90 €). Light User: 7,90 €. La página no indica si incluye IVA (precios de Odoo)
Microsoft Dynamics 365 Business Central	Fabricación solo en el plan Premium	Essentials: 69,30 € usuario/mes; Premium: 95,30 €; Team Members: 6,90 €. Pago anual, sin IVA (precios de Business Central)
Cegid Ekon XRP Industria	Escandallos y hojas de ruta, órdenes de trabajo, subcontratación, control de planta, costes, calidad	“Desde 50 €/mes por usuario” como oferta de lanzamiento; no indica IVA ni condiciones (web de Cegid)
SAP Business One, Sage, a3ERP, Ahora, Libra (Edisa) y otros	Módulos de producción con distinto alcance	Se venden a través de partners; no publican tarifas cerradas de licencia e implantación para este caso

Los precios de licencia son solo una parte. Casi todos estos programas se implantan con un partner, y el coste de implantación depende del alcance.

3. Software sectorial

Programas hechos para un oficio concreto: presupuestadores y ERP para carpintería de aluminio y PVC, suites de gestión para fabricantes de estructura metálica, programas CAD/CAM/ERP para mueble. Suelen resolver muy bien lo específico (cálculo de cerramientos con las series del fabricante de perfiles, lectura del modelo 3D de la estructura, despiece de muebles) y peor lo general (contabilidad, multiempresa, integraciones). Los repasamos en software para carpintería metálica y software para fábricas de muebles.

Es frecuente combinar: una herramienta sectorial para presupuestar y despiezar, y un ERP para el resto, conectados entre sí.

Cuánto cuesta de verdad

Para comparar opciones, suma a tres años:

1. Licencias o suscripción, por el número real de usuarios (oficina, encargados y, si aplica, terminales de taller).
2. Implantación: análisis, configuración, carga de datos, formación y acompañamiento en el arranque.
3. Desarrollos a medida si hacen falta, y su mantenimiento en cada actualización.
4. Integraciones: con el programa de facturación si no lo sustituyes, con CAD o nesting, con la web.
5. Hardware de taller: tabletas o terminales, lectores de código de barras, impresoras de etiquetas.
6. Tu tiempo interno: el de la persona que va a liderar el proyecto dentro de la empresa. Es el coste más olvidado y el que más determina el resultado.

Una advertencia práctica: la mayoría de implantadores no publica tarifas cerradas, porque el esfuerzo depende del alcance. Pide propuestas por fases, con entregables y precio por fase, y desconfía de un presupuesto que no pregunte cuántas órdenes gestionas, cómo son tus listas de materiales y qué datos tienes ya.

Cómo dar el paso sin parar el taller

1. Ordena los datos antes de elegir. Artículos de material (con una codificación coherente), familias de productos con sus listas de materiales y rutas tipo, puestos de trabajo con su coste hora. Este trabajo te servirá con cualquier programa y es el que más acorta la implantación.

2. Define el alcance de la primera fase. Lo razonable en un taller pequeño: pedidos de cliente, órdenes de fabricación, compras, stock (con lotes si hay trazabilidad) y registro de tiempos. Deja para después la planificación fina, la calidad avanzada o el portal de clientes.

3. Pide demostraciones con tus casos. No con el ejemplo de fábrica de bicicletas del vendedor. Lleva dos o tres trabajos reales tuyos (uno sencillo, uno complicado, uno con subcontrata) y pide que te enseñen el recorrido completo: presupuesto, orden, compra, fabricación, horas, cierre y coste real.

4. Prueba con datos reales en paralelo. Unas semanas con un grupo de órdenes en el programa y en el sistema antiguo a la vez. Molesta, pero detecta los problemas antes de que cuesten dinero.

5. Arranca con una fecha y sin marcha atrás. Cuando el piloto funciona, fija una fecha a partir de la cual las órdenes nuevas solo existen en el programa.

6. Revisa a los tres meses. ¿Se registran las horas? ¿Cuadra el stock? ¿Sale el coste real de las órdenes? Si no, el problema suele estar en el proceso, no en el programa.

Y la factura electrónica, ¿qué tiene que ver?

Si el programa que eliges también va a facturar, ten en cuenta el calendario de Verifactu: el Real Decreto-ley 15/2025 fija que los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener sus sistemas de facturación adaptados antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027 (los territorios forales y quienes están en el SII tienen su propio régimen). Pregunta al proveedor cómo cumple su programa. Si mantienes tu programa de facturación actual y el MRP solo gestiona producción, el requisito recae sobre el programa que factura.