Orden de fabricación: qué debe llevar y cómo usarla en un taller bajo pedido

Pregunta en cualquier taller qué se está fabricando hoy y te enseñarán una pizarra, una carpeta de planos o una hoja de Excel. Casi siempre hay algo parecido a una orden de fabricación, aunque no se llame así. La cuestión es si esa orden tiene lo necesario para que el taller trabaje sin preguntar, para que la oficina sepa lo que costó y para que, si un cliente lo pide, puedas demostrar con qué material se hizo cada pieza.

Qué es una orden de fabricación

Una orden de fabricación (OF) es la instrucción interna para fabricar una cantidad concreta de un producto, pieza o conjunto. Tiene tres partes:

1. Qué fabricar: el producto, la cantidad y el plano (con su revisión).
2. Con qué y cómo: la lista de materiales (qué materiales y componentes consume) y la ruta (qué operaciones hay que hacer, en qué orden y en qué puesto).
3. Qué pasó: qué material se consumió de verdad, cuántas horas llevó cada operación, quién la hizo, qué incidencias hubo y cuándo terminó.

Las dos primeras partes salen de la oficina técnica y del presupuesto. La tercera la rellena el taller. Una orden que solo tiene las dos primeras es una instrucción. Una orden con las tres es información de gestión.

Del pedido a la orden

En un taller que fabrica bajo pedido, el flujo típico es:

Presupuesto aceptado → pedido de cliente → planos de taller aprobados → una o varias órdenes de fabricación → compras de material que falte → fabricación → control → expedición o montaje.

Un pedido puede dar lugar a varias órdenes. Por ejemplo, una obra con una escalera, dos barandillas y una marquesina puede tener cuatro órdenes, porque cada elemento tiene sus planos, su material y su fecha. Separar así ayuda a planificar y a saber cuál de los cuatro elementos se desvió de lo presupuestado.

Al revés también pasa: si fabricas piezas repetitivas para varios clientes (por ejemplo, anclajes o soportes estándar), puedes agrupar varias necesidades en una sola orden para aprovechar la preparación de máquina.

Los campos mínimos de una orden

Esta tabla recoge lo que debería tener cualquier orden de fabricación en un taller de carpintería metálica, calderería, mecanizado o mueble. Úsala como modelo para tu plantilla, en papel, en Excel o en un programa.

Bloque	Campo	Para qué sirve
Identificación	Número de orden	Referencia única que aparece en planos, etiquetas y albaranes
	Pedido y cliente	Enlazar con lo vendido y con el presupuesto
	Fecha de lanzamiento y fecha objetivo	Planificar y priorizar
	Responsable	Quién responde de la orden en el taller
Qué fabricar	Producto o conjunto, cantidad	Lo que hay que entregar
	Plano y revisión	Evitar fabricar con un plano antiguo
	Especificaciones	Acabado, color, tolerancias, clase de ejecución si hay EN 1090
Materiales	Lista de materiales con cantidades	Preparar y reservar material, comprar lo que falte
	Calidad del material y certificado / colada	Trazabilidad cuando se exige
Operaciones	Secuencia de operaciones y puesto de cada una	Que el operario sepa qué va antes y dónde
	Tiempo previsto por operación	Planificar la carga y comparar con lo real
	Subcontratas (galvanizado, lacado…)	Fechas de salida y vuelta
Registro real	Material consumido y retales devueltos	Coste real y stock correcto
	Horas por operación y operario	Coste real y tiempos de referencia
	Soldador y procedimiento de soldeo (si aplica)	Requisito habitual en EN 1090
	Controles realizados y resultado	Calidad y dossier para el cliente
	Incidencias y no conformidades	Aprender y reclamar a quien corresponda
Cierre	Fecha de fin, cantidad buena, chatarra	Cerrar la orden y calcular su coste real

No hace falta rellenar todo desde el primer día. Si empiezas de cero, prioriza: número, pedido, plano con revisión, cantidad, fecha, lista de materiales y operaciones. Después añade el registro de horas por operación. La trazabilidad del material, si trabajas con EN 1090, no es opcional.

La revisión del plano: el campo que más dinero ahorra

Un error clásico en fabricación a medida: el cliente cambia una medida, la oficina técnica actualiza el plano, pero en el taller sigue impresa la versión anterior. Se fabrica con la medida vieja y hay que repetir.

La solución es sencilla y barata: cada plano lleva una letra o número de revisión y la orden indica con qué revisión se fabrica. Cuando cambia el plano, cambia la revisión y se retira la copia antigua del taller. En empresas que trabajan con programas de gestión del ciclo de vida del producto (PLM), estos cambios se gestionan como “órdenes de cambio de ingeniería”, pero para un taller pequeño basta con disciplina y un campo en la orden.

Lista de materiales y ruta: la receta de la orden

En la jerga de los programas de producción:

• La lista de materiales (LdM o BOM, del inglés bill of materials) dice qué componentes y materiales lleva el producto y en qué cantidad. En un conjunto soldado: tantos metros de este perfil, tantos kilos de chapa, tantos tornillos. Puede tener varios niveles: la escalera lleva dos zancas, cada zanca lleva sus pletinas.
• La ruta dice qué operaciones se hacen, en qué orden, en qué puesto y con qué tiempo previsto.

En producto repetitivo, lista de materiales y ruta se definen una vez y se reutilizan. En fabricación a medida cada orden suele tener las suyas, pero casi siempre se parecen a una familia: barandilla, escalera, cerramiento, mueble de cocina. Tener listas y rutas tipo por familia, que se copian y ajustan, ahorra mucho tiempo en oficina técnica y evita olvidos. Es la misma idea que proponemos para presupuestar: el presupuesto y la orden deberían compartir la misma estructura de materiales y operaciones, para poder compararlos al final.

Estados de una orden

Para planificar necesitas saber en qué punto está cada orden. Unos estados sencillos que funcionan:

1. Borrador: creada, pero sin planos aprobados o sin material.
2. Lanzada: lista para fabricar; material disponible o pedido con fecha.
3. En curso: alguna operación iniciada.
4. En subcontrata: fuera del taller (galvanizado, lacado, mecanizado externo).
5. Terminada: fabricación y controles hechos, pendiente de expedición o montaje.
6. Cerrada: entregada, con consumos y horas registrados. Ya se puede calcular su coste real.

La diferencia entre “terminada” y “cerrada” es importante. Muchas órdenes se dan por acabadas cuando salen del taller, pero nadie apunta las últimas horas ni devuelve los retales al stock, y su coste real queda incompleto.

Cómo llegan las horas y los consumos a la orden

Es la parte difícil. Hay tres niveles:

• Parte en papel por orden: cada operario apunta en la hoja de la orden las horas que dedicó. Es barato, pero alguien tiene que pasarlo al ordenador y se apunta tarde y de memoria.
• Hoja por operario y día: cada persona apunta en qué órdenes trabajó. Es algo mejor, pero sigue dependiendo de pasar datos a mano.
• Registro en el momento: el operario marca inicio y fin de cada operación en una tableta o terminal del taller, leyendo un código de barras o QR de la orden. Es lo más fiable y lo que permite comparar lo previsto con lo real sin esfuerzo de oficina.

Lo explicamos con detalle, incluida la diferencia con el fichaje obligatorio de jornada, en la guía de control de tiempos en planta.

Del papel al programa

Mientras tengas pocas órdenes abiertas, una buena plantilla (en papel o en hoja de cálculo) con los campos de la tabla anterior es suficiente. Las señales de que se queda corta son reconocibles:

• Hay varias versiones del archivo de órdenes y nadie sabe cuál es la buena.
• El encargado pasa una parte importante de su jornada buscando en qué estado está cada orden.
• Las horas y consumos se pasan a la hoja días o semanas después, o no se pasan.
• Un cliente pide la trazabilidad de una pieza y cuesta horas reconstruirla.
• Nadie puede decir, sin una tarde de trabajo, qué órdenes del último trimestre ganaron o perdieron dinero.

En un programa de producción (un MRP o el módulo de fabricación de un ERP) la orden se genera desde el pedido o a mano, toma su lista de materiales y su ruta, reserva material, y recibe horas y consumos desde el taller. En Odoo, por ejemplo, las órdenes de fabricación se pueden dividir o fusionar, consumir material por lote o número de serie y registrar tiempos por operación (documentación de Odoo 19). Si estás valorando ese paso, empieza por del Excel al MRP.